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Um serviço contábil de qualidade é imprescindível para o bom funcionamento de uma empresa.
A relação entre contabilidade e negócio precisa ser de confiança e de muita qualidade, afinal é a contabilidade que cuida de todas as obrigações fiscais da empresa.
A contabilidade contratada precisa atender às necessidades e às particularidades do contratante, entregar tarefas no prazo, cuidar da documentação etc. Se a sua contabilidade não atende a esses quesitos e te deixa sempre com a impressão de um serviço feito pela metade ou com qualidade duvidosa, saiba que a empresa pode, sim, trocar de contabilidade.
Muitos empresários ficam com dúvidas sobre esse procedimento e acabam levando adiante um serviço que não os atende, passando por diversas dificuldades.
Pensando nisso, nós, da ERJ, preparamos o passo a passo para você entender como prosseguir na hora de mudar de contabilidade.
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Entenda a importância da contabilidade
Na troca, fique atento para não cometer erros na hora de contratar uma nova contabilidade, entenda as principais necessidades da sua empresa e escolha uma contabilidade que atenda aos requisitos.
Lembre-se de que a contabilidade será responsável pela sua folha de pagamentos, pelos impostos a serem pagos, pela documentação da empresa etc. Não adianta trocar de contabilidade e manter os mesmos problemas na empresa.
Revise o contrato com atual contabilidade
Evite problemas legais futuramente. Alguns contratos podem conter cláusulas que prevêem a obrigação de um aviso prévio para revisão ou até mesmo multa. Veja se há algum ponto não cumprido por parte da contabilidade que esteja previsto em contrato.
Faça um levantamento de possíveis dívidas da empresa
A contabilidade cuidará de todos os processos financeiros da empresa, lembre-se de fazer um levantamento acerca de possíveis dívidas da empresa, de financiamentos e de empréstimos.
Documentação necessária para mudar de contabilidade
Seu novo contador precisa ter acesso à documentação da empresa; ele precisará de informações e de dados que serão importantes para entender e para atender às necessidades de seu negócio. Veja quais são eles.
- Contrato social ou Requerimento de Empresário e Escrituração Contábil
“Certidão de nascimento” da empresa, o Contrato Social (LTDAs) ou Requerimento de Empresa (EIs), contém informações sobre condições de funcionamentos das atividades econômicas exercidas pela empresa, sobre os sócios e suas obrigações e sobre seus direitos. É um dos documentos mais importantes para a contabilidade; na Escrituração Contábil, estão todos os dados contábeis, as mudanças e as movimentações no patrimônio da empresa.
- Notas fiscais recebidas, comprovantes de pagamentos
Separe para o seu novo contador as notas fiscais recebidas pela empresa e os contracheques dos salários e dos benefícios dos funcionários.
- Comprovantes de pagamentos de tributos, de despesas e de custos gerais
Serão necessários comprovantes de pagamentos de tributos como INSS, ISS, FGTS etc. Separe os seus comprovantes de pagamentos de despesas gerais, como água, luz, aluguel, manutenção e demais.
É preciso também ter o seu guia de recolhimento do FGTS e de informações da Previdência Social.
- Código de acesso ao Simples Nacional e senha da web
Para acessar a plataforma de emissão de notas fiscais e o sistema da prefeitura na cidade em que está sediada a sua empresa, é necessária a utilização de uma senha web. O código de acesso à Receita Federal é necessário se sua empresa for adepta a esse regime tributário do Simples Nacional.
Informe à contabilidade atual a rescisão contratual
Na hora da mudança, é necessário agir com clareza com a contabilidade com quem deseja rescindir o contrato; a comunicação prévia pode evitar desconfortos entre as partes, lembre-se de que a empresa contábil em questão detém enorme conhecimento acerca de seu negócio e de seu funcionamento.
Analise o Distrato
No Distrato, há informações acerca de possíveis obrigações que ainda recaem sobre a antiga contabilidade. Em caso de dúvidas, fale com seu contador atual para entender quais obrigações ainda dizem respeito à contabilidade anterior. Em tal documento, haverá informações sobre a entrega dos documentos e das obrigações realizadas.
Analise e assine o novo Contrato de Prestação de Serviços
Agora que já está com todas as informações necessárias, é hora de analisar bem o novo contrato, analise todos serviços garantidos em contrato, afinal você já está trocando de contabilidade, garanta, com a nova contabilidade, o cumprimento legal das necessidades do seu negócio.
Se restaram dúvidas ou deseja a opinião direta de um profissional especializado, entre em contato conosco clicando aqui. Podemos ajudar a sua empresa nessa hora tão importante.
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