Erros que nunca devem acontecer numa folha de pagamento

A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes da empresa, e há alguns erros que nunca devem acontecer nela, principalmente se você é responsável por garantir que os colaboradores sejam remunerados corretamente, sem prejuízos para a organização.

Neste post, vamos falar sobre os principais erros que nunca devem acontecer numa folha de pagamento e como evitá-los, para que sua empresa esteja sempre em conformidade com a legislação e livre de complicações.

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Erros nos cálculos

Primeiramente, um dos erros mais comuns em uma folha de pagamento é o cálculo incorreto de remuneração base, horas extras, faltas, benefícios, descontos e outras variáveis.

Esse erro pode ser causado por cálculos manuais, falta de conhecimento sobre as regras específicas ou pela ausência de uma revisão cuidadosa.

Um simples erro de cálculo pode resultar em pagamento excessivo ou insuficiente, afetando a empresa financeiramente e gerando insatisfações entre os colaboradores.

Se o valor pago for mais alto que o devido, a empresa terá um custo extra, enquanto que, se for menor, pode resultar em reclamações e até ações judiciais.

A melhor forma de evitar esse erro é investir em soluções tecnológicas que automatizem os cálculos e assegurem que todos os dados estejam corretos.

 

Não acompanhar as mudanças na legislação trabalhista

Além disso, a legislação trabalhista está em constante mudança, e acompanhar essas modificações é fundamental para evitar problemas.

O eSocial, por exemplo, trouxe novas exigências para as empresas, e quem não se adapta a tempo pode ser multado. Muitos profissionais de RH ainda não estão totalmente atualizados sobre essas mudanças, o que aumenta o risco de erros.

Manter o setor de RH em diálogo constante com o jurídico da empresa e contar com o apoio de especialistas na área é essencial para se manter dentro da lei.

 

Errar na previsão de custos

Outro erro comum é a falha na previsão dos custos relacionados à folha de pagamento, como 13º salário, férias e rescisões. Esses custos extras podem não ser mensais, mas precisam ser planejados com antecedência.

Sem um bom planejamento financeiro, a empresa pode ter dificuldades para custear essas despesas, o que pode levar a problemas de fluxo de caixa. 

A recomendação aqui é realizar um planejamento de custos para esses pagamentos fora do mês regular e garantir que a empresa tenha reservas financeiras para cobri-los.

 

Não se informar sobre os impostos

De fato, um erro recorrente nas folhas de pagamento é a falta de atualização sobre os impostos e contribuições devidas, como INSS, FGTS e IR.

A legislação tributária muda frequentemente e a alíquota dos impostos pode variar dependendo do número de colaboradores ou da categoria da empresa.

Manter-se informado sobre esses impostos é imprescindível, e a melhor maneira de fazer isso é acessar os portais governamentais, como o site da Receita Federal, e sempre checar as atualizações.

 

Anotações erradas ou incompletas

Em seguida, outro erro que pode passar despercebido é o erro nas anotações dos colaboradores, como afastamentos, faltas, férias ou ausências.

Certamente, caso esses registros não sejam feitos corretamente, a empresa pode acabar pagando benefícios indevidos, como vale-transporte ou vale-refeição, sem necessidade.

O ideal é que todos os dados de cada colaborador sejam registrados de forma precisa e, quando necessário, revisados periodicamente.

 

 

Deixar de computar horas extras, ausências e atrasos

A melhor forma de evitar esse problema é ter um controle preciso de ponto, seja manual ou digital. 

Utilizar um software de integração de ponto com a folha de pagamento pode minimizar bastante esses erros.

 

Erros no cálculo de DSR

Erros no cálculo do DSR, como a omissão de horas extras, podem gerar grandes problemas para a empresa.

 

Erro de cálculo de INSS, FGTS e IRRF

Outro erro grave é o cálculo incorreto dos descontos obrigatórios, como INSS, FGTS e IRRF.

Esses descontos seguem tabelas específicas, e até um pequeno erro pode gerar grandes multas e problemas legais.

Portanto, é essencial realizar esses cálculos com precisão e dedicar tempo para revisar a folha antes de enviá-la.

 

Não obedecer às regras da Convenção Coletiva

Certifique-se de que todas as normas da convenção estão sendo aplicadas corretamente.

 

Não repassar informações para o eSocial

Por fim, um erro comum é não enviar as informações corretas para o eSocial. Esse sistema unifica as informações trabalhistas e fiscais, facilitando o envio e a fiscalização.

Como evitar erros na folha de pagamento?

Para evitar esses erros, a melhor solução é adotar sistemas tecnológicos que automatizem os cálculos e garantam que todas as informações estejam corretas.

Além disso, manter um bom planejamento financeiro e um acompanhamento constante das mudanças na legislação trabalhista pode evitar muitos problemas.

Investir em uma plataforma segura, como a da Metadados, pode otimizar os processos da folha de pagamento e aumentar a eficiência da gestão de RH.

Cometer erros na folha de pagamento pode resultar em graves consequências para a empresa, como multas, processos trabalhistas e danos à reputação.

Manter-se informado, revisar a folha com atenção e usar tecnologia para automatizar processos são as melhores formas de garantir a precisão e evitar complicações.

 

A auditoria da ERJ Account

Por fim, se você quer garantir que a sua folha de pagamento esteja sempre correta e em conformidade com a legislação, conte com a auditoria da ERJ Account.

Nossos especialistas em contabilidade oferecem suporte completo para não apenas revisar, mas também otimizar seus processos, garantindo que sua empresa esteja sempre segura de eventuais erros que possam gerar problemas.

Não deixe sua empresa exposta a riscos, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!

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