Se você já pensou em contratar alguém para cuidar das contas da empresa, ou já tem essa pessoa na equipe, provavelmente já se perguntou quanto custa manter um financeiro interno. No entanto, a resposta quase nunca é o valor que aparece no contracheque.
Um profissional com salário de R$ 3.000, por exemplo, custa bem mais do que R$ 3.000 por mês para a empresa. Isso acontece porque, além do salário, entram na conta os encargos trabalhistas, os benefícios, as férias e o 13º. Da mesma forma, somam-se sistemas, computador, espaço físico, treinamento e até o tempo que você gasta supervisionando o trabalho.
Neste artigo, você vai ver uma simulação de custos e entender como esse valor cresce conforme a estrutura aumenta. Em seguida, vai aprender a calcular o custo real do seu financeiro e a compará-lo com o investimento em um BPO Financeiro, ou seja, a terceirização das rotinas financeiras.
Índice
Quanto custa manter um financeiro interno?
O custo depende principalmente de dois fatores: o tamanho da estrutura e o que se espera dela. Por exemplo, um auxiliar que lança contas a pagar e emite boletos tem um custo bem diferente de um analista que monta o fluxo de caixa e apresenta relatórios para a diretoria.
Para facilitar, vamos usar como exemplo um profissional com salário bruto hipotético de R$ 3.000 a R$ 4.000 por mês, em uma empresa do Lucro Presumido ou do Lucro Real.
Simulação ilustrativa de custo mensal
Antes de tudo, um aviso importante: os números abaixo são uma ilustração didática. Portanto, não são uma tabela salarial oficial nem uma média de mercado. Afinal, o custo real varia conforme o regime tributário, o tipo de contratação, a convenção coletiva, a experiência do profissional e os benefícios oferecidos.
| Item | Salário de R$ 3.000 | Salário de R$ 4.000 |
|---|---|---|
| Salário bruto | R$ 3.000 | R$ 4.000 |
| INSS patronal, RAT e terceiros (aprox. 27,8%) | R$ 834 | R$ 1.112 |
| FGTS (8%) | R$ 240 | R$ 320 |
| Provisão mensal de 13º salário | R$ 250 | R$ 333 |
| Provisão mensal de férias + 1/3 | R$ 333 | R$ 444 |
| Encargos sobre 13º e férias | R$ 209 | R$ 278 |
| Subtotal (salário + encargos) | R$ 4.866 | R$ 6.487 |
| Benefícios (valor hipotético) | R$ 900 | R$ 900 |
| Custo de pessoal estimado | R$ 5.766 | R$ 7.387 |
Vale explicar a “provisão”. Embora férias e 13º não sejam pagos todo mês, eles se acumulam mês a mês. Por isso, a forma mais honesta de medir o custo é reservar uma parte a cada mês, como se o valor fosse pago em parcelas.
Dessa forma, o custo de pessoal fica em torno de 1,6 a 1,9 vez o salário bruto. Além disso, ainda falta somar a estrutura de trabalho, que veremos a seguir.
E se a empresa for do Simples Nacional?
No Simples Nacional, a maior parte das atividades recolhe a contribuição previdenciária patronal dentro da guia única do regime, o DAS. Assim, o custo com encargos tende a ser menor.
Seguindo a mesma lógica, o profissional de R$ 3.000 custaria, portanto, algo próximo de R$ 3.900 antes dos benefícios. Por outro lado, as atividades do Anexo IV recolhem o INSS patronal à parte. Por isso, vale confirmar o enquadramento com a contabilidade antes de fazer a conta.
O salário é apenas uma parte do custo do financeiro interno
Depois dos encargos e benefícios, ainda há custos que costumam ficar fora da planilha do empresário. Embora pareçam pequenos individualmente, somados eles fazem diferença.
Equipamentos, sistemas e estrutura
Equipamentos. Em primeiro lugar, entram computador, monitor, telefone e periféricos. Por exemplo, um notebook de R$ 4.000 com vida útil de três anos representa pouco mais de R$ 100 por mês.
Softwares e sistemas financeiros. Da mesma forma, é preciso considerar o ERP (sistema de gestão), as ferramentas de cobrança e a integração bancária. Dependendo do porte, essas assinaturas podem somar algumas centenas de reais por mês.
Espaço físico. Além disso, há mesa, cadeira, energia, internet e a fração do aluguel ocupada por esse posto de trabalho.
Treinamento. Mudanças em sistemas e em rotinas bancárias também exigem atualização constante do profissional.
Supervisão e custos que aparecem de surpresa
A supervisão é, sem dúvida, o custo mais ignorado. Se você dedica quatro horas por semana a conferir pagamentos e corrigir erros, por exemplo, são cerca de 16 horas por mês do seu tempo longe da gestão do negócio.
Além disso, alguns custos aparecem de forma irregular: recrutamento, período de adaptação e rescisão. Da mesma forma, as férias do profissional exigem que alguém assuma a rotina. Caso contrário, ela simplesmente fica parada.
Quanto fica o custo total de uma pessoa
Somando uma estimativa de R$ 650 a R$ 1.400 por mês para estrutura, sistemas e treinamento, o exemplo chega a algo entre R$ 6.400 e R$ 8.800 por mês. Em outras palavras, são de R$ 77 mil a R$ 106 mil por ano para uma única pessoa no financeiro, lembrando que os valores são ilustrativos.
Quanto custa uma equipe financeira interna?
Conforme a empresa cresce, uma pessoa deixa de dar conta. Afinal, o volume de notas, boletos e contas bancárias aumenta, e as tarefas começam a se acumular. Por isso, um departamento financeiro mais completo normalmente cuida de:
- contas a pagar e, também, contas a receber;
- conciliação bancária, ou seja, conferir se o sistema bate com o extrato do banco;
- emissão e, em seguida, controle de cobranças;
- fluxo de caixa;
- relatórios gerenciais;
- além disso, análise financeira para apoiar decisões.
Como o custo cresce em degraus
O problema é que o custo não cresce aos poucos. Pelo contrário, ele sobe em degraus. Veja, por exemplo, uma progressão hipotética usando a mesma lógica de cálculo:
Estrutura com uma pessoa: primeiro, um auxiliar financeiro cuida da operação básica. Nesse caso, o custo estimado é de R$ 6.400 a R$ 8.800 por mês.
Estrutura com duas pessoas: em seguida, soma-se um analista com salário hipotético de R$ 5.500 para assumir fluxo de caixa, conciliações e relatórios. Assim, o custo total pode ficar entre R$ 16 mil e R$ 19 mil por mês.
Estrutura com coordenação: por fim, entra um coordenador ou controller para analisar resultados. Com um salário hipotético de R$ 10.000, o custo do departamento financeiro pode, portanto, passar de R$ 35 mil por mês.
Na prática, muitas empresas ficam presas entre o primeiro e o segundo degrau. Ou seja, já precisam de mais análise do que uma pessoa entrega, mas ainda não têm volume para justificar uma segunda contratação.
Financeiro interno ou BPO Financeiro: qual custa menos?
Não existe uma resposta única. Afinal, o BPO Financeiro não é sempre mais barato, assim como o financeiro interno não é sempre a opção mais segura. Na verdade, a decisão depende do volume financeiro, da quantidade de transações, da complexidade da operação e do nível de análise necessário.
Comparação ponto a ponto
| Critério | Financeiro interno | BPO Financeiro |
|---|---|---|
| Contratação | Recrutamento e adaptação por conta da empresa | Contrato de prestação de serviço |
| Encargos e benefícios | Pagos pela empresa | Sem vínculo empregatício com a contratante |
| Ferramentas e estrutura | Custeadas internamente | Geralmente incluídas no serviço |
| Especialização | Depende do perfil contratado | Equipe com diferentes especialidades |
| Escalabilidade | Crescer exige novas contratações | Escopo ajustável conforme a demanda |
| Continuidade | Férias e saídas podem parar a rotina | Não depende de uma única pessoa |
| Proximidade | Profissional presente no dia a dia | Atuação remota, com processos definidos |
Quando cada modelo tende a fazer mais sentido
Por um lado, o financeiro interno tende a fazer mais sentido em empresas com volume muito alto, operações muito específicas ou necessidade de alguém presente o tempo todo. Além disso, existe o modelo híbrido, em que uma pessoa interna cuida de tarefas pontuais e o BPO assume a rotina e os relatórios.
Por outro lado, para muitas pequenas e médias empresas, o BPO permite ter processos organizados e informação confiável sem o custo fixo de uma equipe completa.
Quanto custa contratar um BPO Financeiro?
O preço de um BPO Financeiro é definido pelo escopo do serviço, e não por uma tabela fixa. Por isso, os principais fatores que influenciam o valor são:
- em primeiro lugar, a quantidade de movimentações por mês;
- além disso, o número de contas bancárias;
- da mesma forma, o volume de contas a pagar e a receber;
- também a necessidade de conciliação bancária;
- o tipo e a frequência dos relatórios;
- a elaboração e o acompanhamento do fluxo de caixa;
- o nível de análise financeira esperado;
- por fim, a frequência de reuniões e acompanhamento.
Como referência geral, existem propostas no mercado que vão de algumas centenas de reais, para operações enxutas, até alguns milhares de reais, para empresas com alto volume. No entanto, esses números servem apenas como noção de grandeza e variam bastante entre fornecedores e escopos.
Portanto, o caminho mais seguro é levantar o seu volume real de operações e, em seguida, pedir uma proposta com base nele.
Quando vale a pena terceirizar o financeiro?
Alguns sinais indicam que a estrutura atual já não está dando conta ou, então, que está custando mais do que entrega:
- A empresa está crescendo, e por isso o volume de lançamentos aumentou mais rápido que a capacidade da equipe.
- Você perde horas com tarefas operacionais, como, por exemplo, pagar boletos e conferir extratos.
- Não há clareza sobre o fluxo de caixa, ou seja, você só descobre que o dinheiro vai faltar quando já faltou.
- Pagamentos atrasam e, consequentemente, geram juros e multas evitáveis.
- É difícil acompanhar os recebimentos, assim como saber quem está em atraso.
- Não existem indicadores financeiros, como, por exemplo, margem e ponto de equilíbrio.
- Tudo depende de uma única pessoa, portanto, quando ela sai de férias, a rotina para.
- Você precisa de mais organização, mas, ainda assim, montar uma equipe interna não se justifica.
Se vários desses pontos parecem familiares, vale, no mínimo, fazer a comparação de custos com cuidado.
Como calcular o custo real do seu financeiro?
Na prática, você pode fazer essa conta em poucos minutos com uma planilha simples.
A fórmula do custo do financeiro interno
Salário
+ encargos (INSS patronal, RAT, terceiros e FGTS, conforme o regime)
+ benefícios (vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde etc.)
+ provisão de férias e 13º
+ ferramentas e sistemas
+ equipamentos (valor dividido pelos meses de uso)
+ estrutura (espaço, energia, internet)
+ treinamento
+ supervisão (horas dedicadas × valor da sua hora)
= custo aproximado do financeiro interno
Como chegar a um número confiável
Para estimar o valor da sua hora, basta dividir a sua retirada mensal pelas horas trabalhadas. Embora pareça exagero incluir esse item, afinal é tempo que poderia ir para vendas, negociação ou planejamento.
Além disso, considere os custos indiretos dos últimos 12 meses, como multas por atraso, juros pagos e retrabalho. Em seguida, peça uma proposta de BPO Financeiro para o mesmo escopo e compare. Dessa forma, a decisão passa a se basear em dados, e não em percepção.
Financeiro interno x BPO Financeiro: qual faz mais sentido para sua empresa?
Saber quanto custa manter um financeiro interno é o primeiro passo. No entanto, a decisão não deve levar em conta apenas o preço. Afinal, uma estrutura um pouco mais cara que entrega informações confiáveis pode valer mais do que uma barata que gera retrabalho.
O que avaliar além do preço
- Organização dos processos: em primeiro lugar, as rotinas estão documentadas ou só na cabeça de alguém?
- Qualidade da informação: além disso, você recebe relatórios confiáveis no prazo certo?
- Tempo do empresário: da mesma forma, quanto da sua semana vai para o operacional?
- Segurança: também existem controles de aprovação nos pagamentos?
- Apoio à decisão: por fim, o financeiro ajuda a definir preço e investimento, ou apenas registra o passado?
Para algumas empresas, portanto, a resposta será fortalecer a equipe interna. Para outras, por outro lado, o BPO Financeiro trará mais organização com custo mais previsível. Em alguns casos, ainda, o modelo híbrido funciona melhor.
Em resumo, o importante é fazer essa escolha conhecendo os números de verdade.
Quer saber quanto o financeiro custa hoje para a sua empresa e comparar esse valor com um BPO Financeiro? Fale com a ERJ Account. Nossa equipe analisa a sua rotina financeira, o volume de movimentações e o nível de acompanhamento de que você precisa, para mostrar qual estrutura faz mais sentido para o momento do seu negócio.
Em resumo, o importante é fazer essa escolha conhecendo os números de verdade.
Quero falar com um especialista!
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Perguntas frequentes sobre o custo do financeiro interno
Quanto custa um funcionário do financeiro para a empresa?
Depende do salário, do regime tributário e dos benefícios. No Lucro Presumido ou no Lucro Real, por exemplo, o custo costuma ficar bem acima do salário bruto, porque incluem-se INSS patronal, FGTS, férias, 13º e benefícios.
Em uma simulação ilustrativa, um profissional com salário de R$ 3.000 pode custar perto de R$ 5.800 por mês, antes mesmo dos sistemas e da estrutura. Já no Simples Nacional, os encargos tendem a ser menores na maioria das atividades.
Quais são os encargos trabalhistas de um funcionário CLT?
Os principais são o INSS patronal (20%), o RAT, as contribuições a terceiros, como o Sistema S, e o FGTS (8%). Além disso, a empresa precisa reservar valores para férias com adicional de um terço e para o 13º salário.
No entanto, os percentuais mudam conforme a atividade e o regime tributário. Por isso, a contabilidade pode informar os valores exatos para o seu caso.
BPO Financeiro é mais barato que ter um funcionário?
Nem sempre. Para muitas pequenas e médias empresas, o BPO pode sair mais em conta, já que elimina encargos, benefícios e parte da estrutura. Por outro lado, em operações com volume muito alto, a equipe interna pode ser mais vantajosa.
Portanto, o ideal é calcular o custo real do financeiro atual e, em seguida, comparar com uma proposta baseada no seu volume de operações.
O que um BPO Financeiro faz?
O BPO Financeiro assume as rotinas financeiras da empresa, como contas a pagar e a receber, conciliação bancária, cobranças, fluxo de caixa e relatórios gerenciais.
Mesmo assim, o empresário continua aprovando pagamentos e tomando as decisões. Ou seja, o BPO cuida da execução e da organização das informações.
Qual é a diferença entre BPO Financeiro e contabilidade?
A contabilidade cuida das obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas, como impostos e folha de pagamento. Já o BPO Financeiro cuida da rotina do dinheiro no dia a dia, ou seja, o que entra, o que sai e quando.
Dessa forma, os dois serviços se complementam. Afinal, com o financeiro organizado, a contabilidade também recebe informações mais precisas.
Posso terceirizar só uma parte do financeiro?
Sim. Muitas empresas, por exemplo, mantêm uma pessoa interna para tarefas pontuais e terceirizam a conciliação bancária, o fluxo de caixa e os relatórios.
Assim, esse formato híbrido traz mais organização e análise sem desmontar a estrutura que já existe.
