Misturar as finanças pessoais com as finanças da empresa é um dos hábitos que mais atrapalham a gestão de um negócio. Quando o empresário paga uma despesa pessoal com o dinheiro da empresa, usa a conta empresarial para compromissos particulares ou retira valores sem critério, ele perde a noção de quanto a empresa realmente fatura, quanto gasta e qual é o seu resultado.
Além disso, essa falta de separação distorce o fluxo de caixa. Consequentemente, prejudica decisões importantes, como contratar funcionários, investir no negócio, definir preços ou cortar despesas.
Por isso, separar as finanças pessoais e da empresa vai além de abrir uma conta bancária diferente. Na prática, o empresário precisa criar uma rotina financeira que deixe claro o que pertence à empresa, o que pertence ao sócio e como os recursos circulam entre os dois.
Neste artigo, você vai entender por que essa mistura acontece, como organizar as finanças em quatro etapas e, por fim, por que é importante definir um pró-labore.
Índice
Por que a mistura entre as finanças pessoais e da empresa acontece?
Na maioria dos casos, o empresário não mistura as finanças porque quer administrar mal o dinheiro. Na verdade, o problema costuma surgir da falta de organização, sobretudo em empresas pequenas, nas quais o próprio sócio acompanha as vendas, paga fornecedores, recebe dos clientes e ainda cuida das despesas pessoais.
Algumas situações, aliás, são bastante comuns:
- pagar uma conta pessoal com a conta da empresa;
- usar dinheiro da empresa para quitar o cartão de crédito pessoal;
- receber pagamentos de clientes na conta pessoal;
- transferir valores da empresa para o sócio sem registrar a finalidade;
- não definir um valor mensal para a retirada do sócio;
- tratar todo o saldo da conta PJ como dinheiro livre para uso.
Embora essas movimentações pareçam pequenas no dia a dia, elas se tornam um problema quando se repetem. Afinal, dificultam a leitura da situação financeira da empresa.
Ter dinheiro na conta da empresa não significa ter lucro
Esse é, sem dúvida, um dos pontos que o empresário mais precisa compreender.
O saldo bancário mostra quanto dinheiro está na conta naquele momento. No entanto, ele não representa, necessariamente, o lucro da empresa.
Por exemplo, uma empresa pode ter R$ 30 mil no banco e, ainda assim, precisar pagar fornecedores, impostos, salários, aluguel e outras obrigações nos próximos dias.
Da mesma forma, uma empresa pode apresentar resultado positivo e, mesmo assim, ter pouco dinheiro disponível naquele momento, já que os clientes ainda não pagaram.
Portanto, fluxo de caixa, saldo bancário e lucro são informações diferentes, e o empresário deve analisar cada uma separadamente.
Como separar as finanças pessoais e da empresa em 4 etapas
A boa notícia é que a organização pode começar com mudanças simples na rotina financeira.
1. Tenha uma conta bancária exclusiva para a empresa
Em primeiro lugar, separe a movimentação financeira da empresa da sua movimentação pessoal.
Use a conta PJ para receber os pagamentos dos clientes e pagar as despesas ligadas à operação da empresa.
Por outro lado, concentre na conta pessoal as despesas particulares, como supermercado, aluguel residencial, escola, lazer e outras obrigações pessoais.
Dessa forma, você identifica com mais facilidade as receitas e despesas da empresa e, além disso, melhora a qualidade das informações que usa na gestão.
2. Defina como o sócio receberá dinheiro da empresa
Em seguida, estabeleça uma regra para as retiradas.
Em vez de tirar dinheiro da conta PJ sempre que surgir uma necessidade pessoal, defina com antecedência como a empresa vai remunerar o sócio.
Uma das formas mais conhecidas é o pró-labore, ou seja, a remuneração do sócio pelo trabalho que ele realiza na empresa.
Além disso, em algumas situações, a empresa também pode distribuir lucros, desde que respeite as regras aplicáveis e tenha resultado para distribuir.
Em resumo, o objetivo é evitar retiradas sem identificação ou sem planejamento.
3. Registre todas as entradas e saídas
Separar as contas bancárias é importante. Porém, essa medida sozinha não basta.
A empresa também precisa registrar todas as suas movimentações financeiras. Assim, consegue acompanhar:
- faturamento;
- contas a pagar;
- contas a receber;
- despesas fixas;
- despesas variáveis;
- impostos;
- salários;
- retiradas dos sócios;
- saldo disponível;
- compromissos futuros.
Com essas informações em ordem, o empresário enxerga melhor o comportamento financeiro do negócio e, consequentemente, identifica problemas antes que eles afetem o caixa.
4. Estabeleça uma rotina de acompanhamento
A gestão financeira não deve acontecer somente quando falta dinheiro. Pelo contrário, ela precisa fazer parte do dia a dia.
Por isso, crie uma rotina para conferir as movimentações e acompanhar os indicadores mais relevantes para o negócio.
Dependendo da empresa, esse acompanhamento pode ser semanal ou até diário. O importante, no entanto, é ter um processo definido.
Com uma rotina financeira organizada, o empresário consegue responder perguntas como:
Quanto a empresa tem para receber? Quanto precisa pagar? Quais despesas estão aumentando? Quanto os sócios podem retirar? Há dinheiro suficiente para os próximos compromissos?
Com essas respostas em mãos, as decisões se tornam mais seguras.
Como definir o pró-labore?
O pró-labore merece atenção especial, porque um valor mal definido pode contribuir para a mistura entre as finanças pessoais e empresariais.
Em outras palavras, o pró-labore não equivale a todo o dinheiro que o sócio deseja retirar da empresa.
Para chegar a um valor coerente, considere fatores como:
- a função que o sócio exerce;
- as responsabilidades dele dentro da empresa;
- a capacidade financeira do negócio;
- uma remuneração compatível com a atividade;
- as despesas pessoais do sócio;
- as obrigações ligadas ao pró-labore.
Também é importante diferenciar pró-labore de distribuição de lucros.
Enquanto o pró-labore remunera o trabalho do sócio, a distribuição de lucros depende do resultado da empresa e segue critérios contábeis e fiscais próprios.
Portanto, antes de definir valores ou fazer retiradas, avalie a realidade financeira e contábil da empresa.
Separar as finanças pessoais e da empresa é o primeiro passo para uma gestão mais organizada
Separar o dinheiro da empresa do dinheiro dos sócios é uma das bases de uma gestão financeira eficiente.
Ao manter uma conta PJ, definir um pró-labore, registrar as movimentações e acompanhar o fluxo de caixa, o empresário passa a ter uma visão mais clara da realidade do negócio.
Além disso, essa organização cria uma base sólida para decisões mais estruturadas. Afinal, antes de pensar em crescimento, investimentos ou redução de custos, é preciso saber como o dinheiro entra e sai da empresa.
Nesse sentido, o BPO Financeiro é uma alternativa para empresas que não têm tempo ou estrutura para acompanhar diariamente contas, pagamentos, recebimentos e fluxo de caixa.
Nesse modelo, uma equipe especializada assume as atividades financeiras operacionais. Assim, o empresário recebe informações organizadas para acompanhar o negócio e tomar decisões.
Sua empresa precisa de mais organização financeira?
Se você ainda perde tempo com contas a pagar, recebimentos, conciliação e controle do fluxo de caixa, o BPO Financeiro da ERJ Account pode ajudar.
Nossa equipe cuida da rotina financeira da sua empresa. Desse modo, você ganha informações organizadas, mais clareza sobre o caixa e, principalmente, mais tempo para cuidar do crescimento do negócio.
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FAQ: dúvidas sobre finanças pessoais e da empresa
Posso pagar uma conta pessoal com o dinheiro da empresa?
O ideal é evitar. Afinal, o sócio deve pagar as despesas pessoais com os próprios recursos, enquanto a empresa usa os seus para as despesas do negócio. Se houver uma retirada, identifique e registre a movimentação corretamente.
Toda retirada feita pelo sócio é pró-labore?
Não. Cada retirada tem uma natureza própria, que depende da situação. O pró-labore remunera o trabalho do sócio na empresa. Já a distribuição de lucros depende da existência de resultado e das regras aplicáveis.
Preciso ter uma conta PJ para separar as finanças?
Sim, a conta PJ é uma das ferramentas mais eficazes para organizar a movimentação financeira da empresa. No entanto, apenas abrir a conta não resolve o problema. O que realmente faz diferença é usá-la com disciplina: receber os pagamentos dos clientes, pagar as despesas do negócio e registrar as retiradas do sócio sempre por ela. Assim, você mantém um histórico claro e confiável das finanças da empresa.
O saldo da conta da empresa representa o lucro?
Não necessariamente. O saldo bancário mostra quanto dinheiro está disponível naquele momento. O lucro, por sua vez, resulta da apuração das receitas e despesas e de outros critérios contábeis.
Como saber qual deve ser o meu pró-labore?
Considere a função que você exerce, as suas responsabilidades, a realidade financeira da empresa e outros aspectos contábeis e fiscais. Por isso, o ideal é definir o valor com base na situação específica do negócio.
O BPO Financeiro pode ajudar a organizar as finanças da empresa?
Sim. O BPO Financeiro pode assumir atividades da rotina financeira, como contas a pagar e a receber, conciliação, acompanhamento do fluxo de caixa e geração de relatórios para a gestão, de acordo com o escopo contratado.
