Saiba quais são os documentos necessários para migrar de contabilidade e, ao final, descubra como fazê-la tranquilamente.
Migrar de escritório contábil é um processo que exige atenção, organização e planejamento. Embora pareça burocrático, a troca pode ser simples e tranquila quando os documentos certos estão em mãos.
Saber o que reunir evita atrasos, garante continuidade nos processos e assegura que o novo contador tenha todas as informações necessárias para manter a empresa em conformidade fiscal e contábil.
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Índice
Por que reunir a documentação é essencial
A documentação correta permite que o novo escritório compreenda a realidade fiscal e financeira da empresa. Sem esses registros, há o risco de perda de informações, inconsistências em declarações e dificuldades no cumprimento das obrigações legais.
Além disso, documentos atualizados facilitam a migração dos dados contábeis, financeiros e fiscais, evitando falhas no envio de informações à Receita Federal, ao Estado e ao município.
Principais documentos necessários para a migração
1. Dados cadastrais da empresa
Incluem contrato social ou requerimento de empresário, alterações contratuais, CNPJ, inscrições estadual e municipal, alvarás e certidões negativas de débitos. Esses documentos identificam a estrutura legal da empresa e garantem que o novo escritório atualize corretamente todos os cadastros.
2. Declarações fiscais e contábeis
É importante entregar cópias recentes de declarações como DCTF, ECD, ECF, SPED Fiscal, EFD-Contribuições e declarações de impostos municipais. Esses arquivos demonstram o histórico das entregas e permitem que a nova contabilidade evite duplicidades ou omissões.
Além disso, o novo escritório precisa ter acesso aos relatórios de impostos pagos e pendentes, para manter a conformidade.
3. Demonstrativos financeiros
Balanço patrimonial, demonstração de resultados, livros contábeis e extratos bancários dos últimos meses são fundamentais. Eles servem de base para a continuidade da escrituração e para o acompanhamento do desempenho financeiro.
Esses documentos também auxiliam na identificação de erros e no alinhamento entre o sistema anterior e o novo ambiente contábil.
4. Documentos trabalhistas e folha de pagamento
Para empresas com funcionários, é necessário apresentar o histórico de folha, GFIP, eSocial, RAIS, CAGED e arquivos relacionados a benefícios e encargos. Assim, o novo escritório pode manter a regularidade trabalhista e previdenciária sem interrupções.
5. Acesso a sistemas e certificados digitais
O novo escritório precisará de acesso ao certificado digital da empresa, senhas de portais (como e-CAC, prefeitura, junta comercial) e login nos sistemas fiscais ou ERPs utilizados. Esses dados garantem que o escritório possa continuar as operações sem atrasos.
Como facilitar a transição
Organizar os documentos antecipadamente é o primeiro passo. Em seguida, é importante formalizar o encerramento com o escritório anterior, solicitando os arquivos contábeis completos.
Por fim, mantenha uma comunicação clara com o novo escritório para confirmar se todas as informações foram recebidas e importadas corretamente. Dessa forma, a migração acontece de forma segura e sem comprometer o funcionamento da empresa.
Conclusão
Em resumo, migrar de contabilidade não precisa ser um processo complicado. Com os documentos certos e o suporte adequado, a transição pode ser não apenas rápida, mas também organizada e sem riscos fiscais.
Sendo assim, a ERJ Account oferece todo o suporte técnico e consultivo necessário para garantir uma migração tranquila e segura, cuidando da documentação, da regularidade e da continuidade dos processos contábeis.
Entre em contato pelo e-mail comercial@erjaccount.com e saiba como podemos conduzir sua mudança com eficiência e segurança.
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Perguntas frequentes sobre migração de contabilidade
Quais documentos são obrigatórios para trocar de contador?
Os principais são o contrato social, CNPJ, declarações fiscais (como DCTF, ECD, ECF, SPED), balanço patrimonial, folha de pagamento e certificado digital.
O que acontece se algum documento estiver faltando?
O novo escritório pode solicitar regularização ou retificação de dados. Por isso, é importante conferir se o antigo contador entregou todos os arquivos atualizados.
Preciso avisar o antigo escritório sobre a migração?
Sim. O ideal é formalizar a rescisão contratual e solicitar os documentos e relatórios de encerramento antes da transição.
Quanto tempo leva para migrar a contabilidade?
Geralmente, de uma a duas semanas, dependendo da organização dos documentos e da complexidade da empresa.
Posso migrar de escritório em qualquer época do ano?
Sim, mas o período ideal é o início do ano fiscal ou o final de um trimestre, quando as obrigações já estão conciliadas e facilita a continuidade contábil.
